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如何在会议上发言?

    如何在会议上发言?
      相信绝大多数职场人在平时的工作中,免不了需要参与各种规模、各种性质的会议,有团队内部的、团队之间的、跨职能、向上级汇报工作等等,如何在这些会议中能够游刃有余的有效发言,这是每一个职场人都要学的一门学问,其中很有讲究

      这里对会议发言上常见的问题进行一个归类,看是否有遇到过类似经历

      想说却不敢说

      对 topic 不是很了解,跟不上讨论的节奏,没有办法发言,或者在场的人比较多,有一些资深的或者气场比较强的人存在,此时轮到自己发言时会语无伦次,语言能力急剧下降

      敢说却不会说

      发言经常被打断,等你阐述完自己的观点后,没有人对你的发言回应直接进入后面的环节或者全场雅雀没有正面或负面的反馈,试图对自己的观点补充几次后,反而自己说的重点没有了

      敢说也知道怎么说,犹豫该不该讲

      这种经常发生在跟上级汇报工作的场景,有的时候上司会因为缺少一些上下文,问的问题或发表的评论不一定在点子上,此时资历比较浅的人会努力的去迎合、回答解释,而不是当面指出,以此避免正面的冲突,害怕对方下不来台

      要解决这些问题,首先需要明确开会的意义,以及在开会时有效发言的意义

      根据会议不同的目的,可以将其分为如下 3 类:

      日常例会,此类会议的主旨是在团队内同步各项目的进展,目的是找到影响工作进程的阻碍项,通过调整后续策略,以此提高团队整体执行效率

      为了做某项决定而开的会,解决一些矛盾的观点,这种会议中会有不同意见直接的碰撞,目的是在会议结束时,能够让与会人都能同意某一种决定做法

      征询意见的会议,集思广益来提高负责人实施方案的质量,比如在互联网公司常见的技术评审 review

      会议中发言的重要性

      常常听到有同学说是为了刷「存在感」,这个可能有一些片面,从侧面也反映出自身在职业发展上还没有找到突破口和契机

      首先开会是一个自我学习的途径,在会议中,需要保持自己听懂或者同意会议所做的决定,这会直接影响到自己平时的工作,如果在会议上不发言不将一些疑问提出来,很有可能在日后的工作中做一些背道而驰的事情,也有人会在会议之后,把之前讨论过的内容在私下再提出,这些做法都是对自己口碑的减分项

      会议中发言应该视作为工作职责的一部分,很多人在平时的例会只关注把自己负责的内容讲完,剩下的跟自己就没关系了,其实例会也需要有一定的互动,例会是最简单压力最小的会议,要学会去提问、去质疑,久而久之养成习惯,在更重要压力更大的会议上也会发言

      会议中发言是建立信任的过程,这一点比较隐晦,在会议中跟其他同事针锋相对的时候,往往非常在乎最后的结果,谁被说服,最后采用的是谁的意见,而忽略了讨论的过程,在这个讨论的过程中,展现的不仅是自己的能力和智商,更多时候也是展现人品和情商,当争论的一方能做到认真听对方的观点,尊重别人的观点,能做到让比你资历浅的人能够非常好的阐述他们的观点,或者作为资历浅的人敢于在资历较深的人提出的观点之上进一步优化,甚至能够在一个会议中引领大家各自做妥协,最后达成一致的解决方案,做这些事情得到的软技能的认可,远远重要与讨论这个话题所做的决定,当有老板或者有更高阶的 manager 在场时,这些表现在他们心目中都是加分项,会认为不仅在专业技能上同时在领导力、组织能力上都不错,可以委以重任

      如何在会议中发言最有效

      根据会议中所扮演的角色来制定不同的策略

      旁听者

      对于有没有自己无所谓,抱着学习的心态参加的会议,有两种发言策略建议

      一种是观点复述,当你觉得听懂的差不多的时候,找个时机非常快的问一下,「你说的是不是这个意思」,也就是把主讲人 / 其他人的观点用不太一样的话说一遍,确保自己的理解是正确的,同时也是给与会的人传递你有在任真听的感受,这个互动非常重要

      另一种是补充说明,一般在与会者都同意某个观点,大家发言只是在找理由来证实这个观点时,此时如果有一些比较独特的观点可以补充一下,起到的作用是一样的,验证一下自己的想法是否是正确的,同时表达出思路有跟上

      这两种策略没有喧宾夺主,自己压力相对较小,能有效的让周围的人觉得你不是空气

      会议重要参与者

      有观点需要发表,但在会上不对讨论的议题直接负责或者不是最资深的人。首先学会认真的听每一个人的发言,实时的更新自己准备的观点,当机会来的时候,要见缝插针的发言,有的时候是安排好的,没有则可以采用眼神的交流或举手主动争取发言的机会。发言可能会被打断,当被打断时可以直接说「请先等我说完」,这种方法比较有效,如果在场有一些经理或资深的人也会帮你让其余人停下来,让你把观点阐述完整

      主讲人

      事先准备,反复的练习,不要觉得事先准备是一件丢人的事。主讲人讲的话会比较多,讲的清晰、简单,把观点讲清楚最重要,不一定要追求华丽的用词,特别是在科技公司。同时善用多媒体元素,例如开会时用了 ppt,在场的人目光也都会注意在大屏幕上,可以减轻自身的压力,用数据增强观点的可信度,弥补语言上的不足。主讲人也需要控制会议节奏,在会议中遇到 challenge 时,勇于说出「让我们下来再讨论」,让会议顺利的往前走,是一种不失礼貌的做法

      主持人

      主持人的作用是为了会议高效运行,通常来说都是一些结构性发言,本身没有太多干货。比如开场寒暄完过一下会议大纲,会议中对讨论的事项计时,会议结束前 5 分钟,总结一下之后需要跟进的事项,作用非常重要。但主持人并不是钦定的,很多会议开始的时候并不会有明显的主持人,只要自己有这个意识和胆识,敢站出来承担这个职责,自然而然就可以作为主持人的角色参与进来,大家都会给与支持并表示感激

      会议之外,在平时可以做的准备

      建议在平时可以做一下客观的自我评估,分析一下发言中遇到的问题,判断是语言表达能力不足还是缺乏自信。如果是前者,可以参与一些公司内外的培训课程,或者通过看书提升一下自己的逻辑表达能力,锻炼自己在各种场景下的即兴表达能力

      如果是缺乏自信,可以从小范围、压力比较低、比较频繁的会议中去锻炼一下,比如团队内部的例会,与会的都是周围同事,比较熟悉,也知根知底,尝试在会上给别人反馈、质疑,同时也体会当别人质疑你工作的时候,如何更专业的去面对这种质疑

      总结

      理解会议的目的和自己在会议上的角色,根据这两点来制定在会议上发言的策略;而在平时要注重积累,提高自己在会议上的自信

      希望通过这篇回答能让读者对会议上发言有一个正确的看待,不仅仅是刷存在感,是自我学习,建立信任的契机,并能在实际中去尝试实践,在会议上好好发言~

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